Il y a un moment précis où une soirée d'entreprise se joue : entre l'arrivée et la première heure. Si rien ne se passe pendant cette heure, les groupes se forment par affinités existantes, et la soirée est déjà écrite.
Tout le reste, le traiteur, le lieu, la musique, compte beaucoup moins qu'on ne le croit.
Décider ce que la soirée doit produire
Avant le lieu et le budget, une question : pourquoi vous faites cette soirée.
Récompenser une année, souder des équipes qui ne se croisent pas, accueillir des nouveaux arrivants, marquer un lancement. Ces objectifs n'appellent pas du tout le même format.
Une soirée de récompense peut très bien être un dîner agréable. Une soirée destinée à faire se rencontrer des services différents échouera avec un dîner assis, parce que le plan de table décidera à votre place.
Le rétroplanning
Deux à trois mois suffisent pour une soirée standard. Comptez quatre à cinq mois si vous visez décembre ou la fin juin.
Dans l'ordre : fixer la date et le budget, bloquer le lieu, caler le déroulé, lancer les invitations six semaines avant, relancer à deux semaines, boucler les effectifs à une semaine. Cette dernière étape est celle qu'on néglige, et c'est celle qui fait exploser le coût par personne quand vingt personnes annulent la veille.
Choisir le jour
Le jeudi soir fonctionne le mieux. Le vendredi paraît logique mais fait partir tout le monde tôt : le week-end a déjà commencé dans les têtes. Le début de semaine manque d'énergie.
Et si vous cherchez à maximiser la présence, posez-vous la question du déjeuner ou de l'après-midi. Une soirée exclut mécaniquement les parents de jeunes enfants et ceux qui habitent loin.
La première heure
C'est là que tout se décide. Deux options.
Soit vous laissez faire, et les gens se regroupent par service. C'est ce qui se passe par défaut, dans quatre-vingt-dix pour cent des soirées.
Soit vous organisez quelque chose qui force le mélange. Une activité partagée, en équipes que vous composez, où personne ne connaît personne. Une heure de ça, et les conversations du dîner ne ressemblent plus du tout à celles du bureau.
Ce n'est pas une question d'animation à tout prix. C'est juste que sans déclencheur, rien ne se passe.
Le budget, poste par poste
La restauration et les boissons arrivent presque toujours en tête. Le lieu suit. L'animation ou l'activité vient après, et c'est la première qu'on coupe quand il faut arbitrer.
C'est souvent une erreur. Le souvenir d'une soirée se construit sur ce qu'on y a fait, pas sur la qualité du plat principal. Un menu plus simple qui finance une vraie expérience produit une meilleure soirée qu'un menu ambitieux dans une salle où il ne se passe rien.
Pensez aussi au transport. Selon le lieu, un car aller-retour coûte moins cher qu'il n'y paraît et règle d'un coup la question de l'alcool, du retour tardif et des gens qui partent à vingt et une heures parce qu'ils ont un train.
Cinq erreurs récurrentes
- Le discours trop long, servi trop tard. Dix minutes, au début.
- La soirée construite autour du bar. Une partie de vos équipes ne boit pas et se retrouve spectatrice.
- Le plan de table par service. Vous payez pour que les gens qui se voient tous les jours se reparlent.
- Aucune information sur le retour. Les gens partent tôt par prudence.
- La salle trop bruyante. Au bout d'une heure à hausser la voix, les conversations s'arrêtent.
Comment nous organisons ça
Sur le circuit, la soirée commence par une session de pilotage encadrée, en équipes constituées par l'entreprise, puis se poursuit par le repas dans les espaces réceptifs.
La salle de l'étage donne sur la piste principale et ouvre sur une terrasse couverte. Pour les formats importants, le chapiteau VIP permet d'accueillir un dîner assis ou un cocktail debout. Le site est à 45 minutes de Paris.
Si vous voulez discuter du format, le plus utile est de nous dire ce que vous attendez de la soirée. C'est de là qu'on construit le déroulé.
