La convention est le rendez-vous le plus ambitieux du calendrier interne : tout le monde au même endroit, le même jour, pour entendre la même chose. C'est aussi le format qui laisse le plus de participants avec l'impression d'avoir passé une journée assis.
Le déséquilibre habituel
Une convention type consacre le matin à la plénière, le déjeuner au déjeuner, et l'après-midi à une deuxième série de prises de parole, parfois suivie d'une activité si le budget le permet.
Sur sept ou huit heures de présence, les participants écoutent pendant cinq et échangent pendant une. Or ce qu'ils retiennent vient presque toujours de l'heure d'échange.
Personne ne conteste l'utilité de la plénière. Le problème est sa proportion.
Le rétroplanning
Six mois pour une convention de plus de cent personnes. Le lieu se bloque en premier, parce que c'est la contrainte la plus rigide : peu de sites accueillent deux cents personnes en plénière avec des espaces de sous-commission et de la restauration sur place.
Ensuite, dans l'ordre : le fil conducteur et les intervenants à quatre mois, la logistique et les prestataires à trois, les convocations à deux, et la répétition technique la veille. Cette dernière est systématiquement zappée, et c'est systématiquement là que se jouent les incidents du jour J.
Choisir un lieu qui sait faire les deux
Une convention a besoin d'un grand espace pour la plénière et de plusieurs espaces plus petits pour les ateliers. Les lieux qui ont l'un sans l'autre vous obligent à des compromis désagréables : des ateliers dans des recoins, ou des sous-groupes qui s'entendent les uns les autres.
Vérifiez aussi la capacité en configuration réelle. Une salle annoncée pour deux cents personnes en théâtre en accueille beaucoup moins en configuration table.
Casser le rythme de la journée
Trois leviers simples changent complètement la perception d'une convention.
- Limiter le bloc d'écoute continue à quatre-vingt-dix minutes maximum. Au-delà, la salle décroche, quel que soit le talent de l'intervenant.
- Prévoir des sous-commissions en petits groupes, avec une vraie restitution. Les gens participent au lieu de recevoir.
- Placer une activité partagée l'après-midi, au moment où l'attention retombe. C'est le créneau où elle rapporte le plus.
Le moment qui compte vraiment
Demandez à des participants ce qu'ils retiennent d'une convention passée. Ils citeront rarement une slide. Ils citeront une conversation avec quelqu'un d'un autre site, croisé pendant la pause ou pendant une activité.
C'est la fonction réelle de ces journées : mettre en relation des gens qui travaillent dans la même entreprise sans jamais se parler. Tout ce qui sert cet objectif mérite du temps dans le programme.
Les erreurs qui coûtent cher
Les pauses trop courtes. Un quart d'heure pour deux cents personnes, avec la file aux sanitaires et au café, ne laisse aucun temps d'échange. Vingt-cinq minutes, c'est le minimum utile.
La salle sans lumière du jour. Sept heures dans une salle aveugle épuisent, et ça se voit sur les visages de l'après-midi.
Le déjeuner assis en trois services, qui mange une heure et demie et endort la salle. Un format plus rapide et plus libre laisse du temps et de l'énergie.
Sur notre site
Nous accueillons des conventions à Dreux, à 45 minutes de Paris. Le central réceptif dispose d'une salle de 170 mètres carrés à l'étage avec vue sur la piste, et le bâtiment d'accueil de 300 mètres carrés est dédié aux réceptifs et aux réunions de travail.
Pour les sous-commissions, le club house et la salle Bleu permettent de séparer les groupes sans qu'ils s'entendent. Et l'après-midi, la piste fournit l'activité qui relance la journée. Dites-nous votre effectif et le déroulé que vous imaginez.
